مدیریت عملیاتی در یک مرکز خرید یا مجتمع تجاری در مراحل اولیه افتتاحیه و راه‌اندازی، یکی از مهم‌ترین فاکتورهای موفقیت در بهره‌برداری طولانی‌مدت آن است. این فرآیند نه تنها به آماده‌سازی فضاها و تجهیزات مربوط می‌شود، بلکه شامل هماهنگی دقیق بین تیم‌های مختلف، استراتژی‌های تبلیغاتی، مدیریت منابع انسانی، و نظارت بر سیستم‌های فنی و خدماتی نیز می‌شود. در این مقاله، به بررسی گام‌های کلیدی مدیریت عملیاتی در مرحله راه‌اندازی و افتتاحیه مرکز خرید، مجتمع تجاری یا مال پرداخته می‌شود.گروه اکسون با تکیه بر تجربیات و دانش فنی خود، مدیریت مجتمع‌های تجاری را با بالاترین کیفیت به انجام می‌رساند.
1. مدیریت مرکز خرید در مرحله راه‌اندازی: تدوین استراتژی‌های اولیه
مدیران مرکز خرید باید استراتژی‌های جامع و منسجمی را برای آغاز عملیات تدوین کنند. این استراتژی‌ها معمولاً شامل موارد زیر می‌شوند:
1.1 آماده‌سازی زیرساخت‌ها و سیستم‌های فنی
اولین گام در مدیریت مال، اطمینان از عملکرد صحیح زیرساخت‌ها است. مدیران باید از عملکرد صحیح سیستم‌های برق، تهویه، آب و فاضلاب، سیستم‌های امنیتی و فناوری‌های مورد نیاز برای مدیریت فضای تجاری اطمینان حاصل کنند. این اقدامات نه تنها برای امنیت و راحتی مشتریان اهمیت دارند، بلکه برای موفقیت اولین روزهای افتتاحیه نقش حیاتی ایفا می‌کنند.
بررسی سیستم‌های امنیتی: مدیران باید سیستم‌های دوربین مدار بسته، دزدگیر، و کنترل دسترسی را نصب و راه‌اندازی کنند.
سیستم تهویه مطبوع و گرمایش: مدیران باید اطمینان حاصل کنند که سیستم تهویه مطبوع به درستی عمل می‌کند تا راحتی بازدیدکنندگان و مستأجران حفظ شود.
راه‌اندازی فناوری‌های مربوط به فروش و انبار: مدیران باید سیستم‌های مدیریت موجودی، پردازش پرداخت‌ها و دیگر ابزارهای فناوری را نصب کنند تا عملیات تجاری تسهیل شود.
1.2 رفع نواقص ساختاری و بهسازی فضاها
در مدیریت مجتمع تجاری، توجه به جزئیات در فضاهای عمومی و فروشگاه‌ها بسیار حیاتی است. مدیران باید اقداماتی مانند تعمیرات نهایی، تزئینات، و ایجاد یک محیط جذاب برای مشتریان را انجام دهند.
ترمیم و نظافت: مدیران باید همه فضاهای عمومی و فروشگاه‌ها را از نظر ظاهری و فنی آماده استفاده کنند.
سیستم‌های ایمنی و اضطراری: مدیران باید سیستم‌های روشنایی اضطراری، راه‌های فرار و علائم ایمنی را مطابق با استانداردهای ایمنی تأسیس کنند.
1.3 هماهنگی با مستأجران
مدیران مال باید ارتباط نزدیک و مستمر با مستأجران خود برقرار کنند تا از آماده بودن فروشگاه‌ها، تجهیزات و کارکنان آن‌ها اطمینان حاصل کنند.
میزان تأمین منابع: مدیران باید تأمین اقلام مورد نیاز مستأجران از جمله موجودی، تجهیزات و تبلیغات را بررسی کنند.
آموزش تیم‌های فروشگاه‌ها: مدیران باید اطمینان حاصل کنند که تمامی مستأجران و تیم‌های فروشگاه‌ها به خوبی آموزش دیده و آماده استقبال از مشتریان هستند.
2. مدیریت عملیاتی مرکز خرید: تمرکز بر بهینه‌سازی تجربه مشتری در افتتاحیه
پس از آماده‌سازی زیرساخت‌ها و فضاهای تجاری، توجه به تجربه مشتری یکی از بزرگ‌ترین چالش‌ها برای مدیران مرکز خرید در روز افتتاحیه است. این بخش شامل مدیریت منابع انسانی، برنامه‌ریزی رویدادهای افتتاحیه، و تبلیغات است.
2.1 آماده‌سازی نیروی انسانی و آموزش
مدیران باید کارکنان را برای ارائه خدمات به مشتریان آموزش دهند. علاوه بر این، آن‌ها باید نحوه برخورد با شرایط خاص مانند بحران‌ها و مشکلات احتمالی را به کارکنان آموزش دهند.
آموزش کارکنان خدماتی: مدیران باید کارکنان را با فرایندهای فروش، بازاریابی و امنیت آشنا کنند.
مدیریت خدمات مشتری: مدیران باید یک سیستم پاسخگویی مؤثر برای برخورد با شکایات و درخواست‌های مشتریان ایجاد کنند.
2.2 برنامه‌ریزی رویداد افتتاحیه
مدیران باید رویدادهای افتتاحیه را به گونه‌ای طراحی کنند که بازدیدکنندگان را جذب کنند و تأثیر مثبتی بر شناخت برند و اعتبار مرکز خرید داشته باشند.
جذب شخصیت‌های مشهور: حضور شخصیت‌های معروف یا تأثیرگذار می‌تواند مشتریان بیشتری را به افتتاحیه جذب کند.
تخفیف‌های ویژه: مدیران باید تخفیف‌ها و پیشنهادهای ویژه را برای مشتریان فراهم کنند تا بازدیدکنندگان بیشتری جذب شوند.
تبلیغات و اطلاع‌رسانی: مدیران باید از ابزارهای تبلیغاتی مختلف مانند شبکه‌های اجتماعی، بیلبوردها، و تبلیغات رادیویی و تلویزیونی استفاده کنند تا اطلاعات مربوط به افتتاحیه را منتشر کنند.
3. نگهداری و بهره‌برداری مجتمع تجاری در مرحله افتتاحیه
در این مرحله، تمرکز بر نگهداری مستمر و بهره‌برداری صحیح از امکانات است. مدیران باید برنامه‌های دقیق برای نظارت و کنترل داشته باشند تا عملکرد سیستم‌ها و خدمات در سطح مطلوب باقی بماند.
3.1 مدیریت نگهداری و تعمیرات
یکی از بزرگ‌ترین چالش‌ها در مدیریت مجتمع تجاری در طول بهره‌برداری، نگهداری سیستم‌ها و فضاها است. مدیران باید برای تعمیرات پیشگیرانه برنامه‌ریزی کنند.
برنامه‌ریزی برای تعمیرات پیشگیرانه: مدیران باید از عملکرد مستمر سیستم‌های تهویه، برق و امنیت از طریق برنامه‌های تعمیرات دوره‌ای اطمینان حاصل کنند.
نظافت و زیباسازی فضاهای عمومی: مدیران باید نگهداری مداوم از بخش‌های عمومی مانند راهروها، لابی‌ها و پارکینگ‌ها را انجام دهند تا جذابیت مرکز خرید حفظ شود.
3.2 نظارت بر عملکرد تجاری و مالی
بهره‌برداری موفق از یک مرکز خرید به معنای نظارت دقیق بر عملکرد مالی و تجاری است. مدیران باید عملکرد فروشگاه‌ها و مستأجران را بررسی کنند.
تحلیل فروش و موجودی: مدیران باید میزان فروش روزانه و موجودی هر فروشگاه را با استفاده از سیستم‌های مدیریت موجودی و فروش رصد کنند.
ارزیابی عملکرد مستأجران: مدیران باید عملکرد تجاری مستأجران را نظارت کنند و برای بهبود فروش و عملکرد آن‌ها پیشنهاداتی ارائه دهند.
تجزیه و تحلیل بازخورد مشتریان: مدیران باید از نظرسنجی‌ها و بازخورد مشتریان استفاده کنند تا خدمات و تجربه خرید را بهبود دهند.
4. مدیریت بحران و برنامه‌ریزی اضطراری
هیچ‌چیز مهم‌تر از آماده بودن برای بحران‌ها نیست. مدیران مرکز خرید باید برنامه‌هایی برای مواجهه با شرایط اضطراری مانند حوادث طبیعی، آتش‌سوزی یا پاندمی‌ها داشته باشند.
ایجاد تیم‌های بحران: مدیران باید کارکنان را برای مدیریت بحران آموزش دهند و توانایی مقابله با موقعیت‌های اضطراری را در آن‌ها ایجاد کنند.
تهیه تجهیزات ایمنی: مدیران باید اطمینان حاصل کنند که تجهیزات اضطراری مانند کپسول‌های آتش‌نشانی، خروجی‌های اضطراری و سیستم‌های هشداردهنده در دسترس هستند.
نتیجه‌گیری
مدیریت عملیاتی در مرحله راه‌اندازی و افتتاحیه مرکز خرید و مجتمع تجاری یک فرآیند پیچیده است که نیازمند هماهنگی و توجه به جزئیات در بسیاری از حوزه‌ها می‌باشد. مدیران باید از آماده‌سازی زیرساخت‌ها و فضاهای تجاری گرفته تا برنامه‌ریزی دقیق برای تبلیغات و آموزش نیروی انسانی اطمینان حاصل کنند. تنها با برنامه‌ریزی صحیح و نظارت مستمر می‌توان به بهره‌برداری موفق از مرکز خرید و نگهداری مؤثر آن دست یافت.
